Een CRM voor kleine bedrijven of startups?

Het is belangrijk om je huidige situatie goed in kaart te brengen en daarmee te identificeren waarom en welk CRM systeem je nodig hebt.

Een CRM systeem zorgt er namelijk voor dat je alles goed kan organiseren binnen één systeem. Hierbij gaat het om klantdata in de vorm van mail, telefoongesprekken en notities. Het kan zelfs een stap verder gaan, door er marketing, sales en service data aan toe te voegen.

Kortom, in dit artikel gaan we dieper in op het volgende:

• Waarom CRM? Welke problemen lost een CRM systeem op?
• Het kiezen van het juiste CRM systeem
• Herken en stroomlijn je sales proces
• Het opzetten van je CRM systeem en het organiseren daarvan

Waarom CRM? Welke problemen lost een CRM systeem op?

Zoals gezegd zorgt een CRM systeem voor het organiseren van je klantdata. Elke relatie waarmee jij als bedrijf mee interacteert kun je dus opslaan binnen een CRM systeem. Daarmee verrijk je je klantprofielen om zodoende je processen te optimaliseren, maar ook persoonlijke aandacht te kunnen geven aan je klanten.

Je klanten geven enorm waardevolle feedback en brengen omzet met zich mee. Zij zijn dus van onschatbare waarde voor je onderneming. Koester je klanten en probeer ze daarom te begrijpen!

De voordelen van een CRM voor je bedrijf zijn in 7 punten te omschrijven:

1. Beter begrijpen van de klant en daardoor beter helpen van de klant.
2. Er is minder frictie en de communicatie zal soepeler verlopen.
3. Een eerste stap richting Inbound Marketing, Sales en Service.
4. Één centraal punt van klantdata.
5. Persoonlijke klantbenadering.
6. Je salesafdeling kan efficiënter werken middels automatiseringen.
7. Verkrijg waardevolle inzichten vanuit analytische data en reporting.

Maar waarom zou je als klein bedrijf of startup nou een CRM systeem nodig hebben? Bovenstaande geeft eigenlijk al een aantal redenen aan, maar voor kleine bedrijven of startups kan je ook denken aan:

• Een centraal punt voor Sales en Marketing.
• Betere aansluiting tussen Sales en Marketing.
• Krijg inzicht in de ROI van je Sales en Marketing.
• Verbeteren van productiviteit.
• Om je verkoopproces in kaart te brengen en deels te automatiseren.

Kortom, je CRM systeem wordt een ‘single point of truth’ voor iedereen in je bedrijf en verbindt de verschillende afdelingen binnen je bedrijf.

Het kiezen van het juiste CRM systeem

Er zijn heel wat verschillende CRM systemen op de markt. Daardoor zal het een behoorlijke uitdaging zijn om voor jouw bedrijf het juiste systeem te vinden. Het moet namelijk niet alleen voldoen aan de dingen die je op dit moment nodig hebt, maar ook richting de toekomst toe.

• Het moet makkelijk zijn om het CRM systeem op te zetten, te gebruiken en op te schalen.
• Het moet makkelijk te integreren zijn met andere applicaties en systemen.
• Je moet door kunnen meten wat je inspanningen op het gebied van marketing, sales en service opleveren. Dit kan in de vorm van ROI en attributie.
• De kosten moeten schaalbaar blijven, zodat je bedrijf en het systeem samen kunnen groeien.

Kijk voordien kritisch naar je huidige wensen, maar vergeet zeker niet om een lange termijn visie ernaast te houden. Met deze zaken in je achterhoofd kan je de verschillende systemen gaan bekijken. Denk hierbij aan HubSpot (gratis CRM module), Salesforce of branche specifieke CRM systemen en leg vervolgens de voor- en nadelen naast elkaar voor nu en in de toekomst.

herken en stroomlijn je processen

Als kleine onderneming of startende onderneming zal je vaak gebruik maken van diverse tools zoals Google Docs of Excel om je sales in te documenteren. Vaak in combinatie met andere tools gedurende het gehele sales proces. Dat is natuurlijk een prima startpunt als je net begint met je onderneming, maar alle informatie ligt nu wel verdeeld over meerdere systemen of sheets.

Je gaat er natuurlijk vanuit dat je onderneming groeit op termijn en wellicht begint dat al vrij snel na het starten van je bedrijf. Je gaat dan meerdere tools aanschaffen voor meerdere doeleinden. Denk hierbij aan video calls inplannen, versturen van voorstellen, het plannen van meetings en nog veel meer. Daarnaast zal je ook je kosten in de gaten willen houden en willen weten wat je klanten opleveren. Door dit inzichtelijk te maken, kan je niet alleen het proces stroomlijnen, maar ook je bedrijf. Wanneer je met deze lading tools op zak een nieuwe medewerker gaat aannemen, zal het ook best wat tijd kosten om ervoor te zorgen dat ze met alle processen en systemen overweg kunnen.

HubSpot heeft daar zelf een blog over geschreven genaamd het ‘Frankenspot model’. Daarin laat het zien dat je zeker het inbound marketing, sales en service toe kan passen met verschillende systemen. Zoals je begrijpt is dit natuurlijk niet ideaal, omdat er veel manueel werk bij komt kijken en dat de data verdeeld is over de tools die je gebruikt.

Een andere aanpak kan zijn om toe te werken naar een centraal systeem, waardoor je goed van start gaat zonder dat het enorm op je kosten drukt. Het HubSpot CRM systeem is enorm geschikt voor kleine bedrijven en startups. Ben je een startup? Dan heeft HubSpot zelfs een speciaal programma waarbij ze met aangepaste tarieven werken: https://www.hubspot.com/startups. HubSpot is een pionier als we het hebben over Inbound en heeft inmiddels duizenden bedrijven geholpen om cross-channel campagnes op te zetten, het versterken van sales processen en gepersonaliseerde service.

Uiteraard draait het om het behalen van resultaat. Dat is voor elk doel natuurlijk anders, maar denk hierbij aan:

• Sales performance
• Klantgerichtere teams
• Eenvoudige afstemming en tracken van contacten en bedrijven
• Het volgen van groei van je bedrijf
• Marketingprestaties

Het opzetten van je CRM systeem en het organiseren daarvan

Het opzetten van een CRM-systeem is een significant procesverbeteringsproject. Het is dus goed om je huidige processen rondom marketing, sales en service in kaart te brengen en op te delen in kleinere componenten.

Zodoende kan je het CRM systeem en eventuele andere onderdelen op de juiste manier implementeren, maar is het ook verstandig om in kaart te brengen in welke groeifase je momenteel zit en wat je stip aan de horizon is.

Door dit op een goede manier aan te vliegen kun je bepalen welke zaken je minimaal nodig hebt om een groeistrategie te adopteren om continu verbeteringen door te kunnen voeren binnen je sales en marketing.

Met je CRM-systeem, kan je de volgende klantdata organiseren:

• Contacten
• Bedrijven
• Deals
• Elke interactie
• Beheren van duplicate gegevens
• Pipelines
• Lead scoring
• En meer…

Tijdens het implementeren zijn er een aantal zaken waar je rekening mee moet houden:

Opgeschoonde data en import
Wanneer je aan de implementatie gaat beginnen dien je alle beschikbare data bij de hand te hebben van je huidige klanten dan wel bedrijven. Zorg ervoor dat je een dataset hebt, waarbij je zaken hebt ontdubbeld en alleen de waardevolle data hebt. Wanneer je dit hebt, kan je de data importeren binnen je CRM systeem.

Positioning statement
Wanneer je je bedrijf bent begonnen heb je vast al eens nagedacht over je waardepropositie. Wanneer je deze zo helder mogelijk omschrijft en toepast binnen je website en marketing; zal je veel beter je boodschap over kunnen brengen aan je doelgroep.

Persona’s
Het identificeren van de juiste klanten is een uitermate belangrijke stap. Met name binnen je sales proces. Door het maken van persona’s geeft het richting aan onder andere je sales team om op zoek te gaan naar de juiste prospects.

Sequences en follow-up
Vervolgens kun je sequences opzetten binnen je systeem. Hiermee zorg je ervoor dat bij bepaalde processen taken en follow-ups automatisch worden gemaakt en toegewezen aan de juiste personen. Het is een soort ‘plan’ wat o.a. je sales personen gaan gebruiken om een gedeelte automatisch te kunnen vervullen en daardoor processen te optimaliseren.

Pipelines en deal stages
Een pipeline is bedoeld om je sales proces te monitoren. In een pipeline zie je namelijk je zogenaamde ‘deal stages’ in de vorm van bijvoorbeeld: In progress, won en lost. Maar daarin heb je zelf de mogelijkheid om deze aan te passen.

Reporting
Monitor je performance rondom de activiteiten die je doet. Denk hierbij aan marketing campagnes, leads, groei van leads, etc. Door alles binnen je CRM systeem te hebben, krijg je een compleet beeld van hoe je bedrijf presteert.

Meer weten?

Wil je meer weten over het implementeren van een CRM systeem of heb je vragen of dit iets kan zijn voor jouw bedrijf? Neem dan gerust contact op!