Bedrijven blijven elke dag groeien. Op zoek naar efficiëntere en gestructureerdere processen om tijd te besparen of kwaliteit te borgen. Een handige optie zijn de Playbooks die HubSpot te bieden heeft. Wellicht een tool die soms onderbelicht blijft, maar wel een belangrijke schakel. Het is een handige tool om je processen meer te kunnen stroomlijnen. In deze blog bespreken we hoe je het beste gebruik kunt maken van Playbooks binnen HubSpot.

Wat zijn HubSpot Playbooks?

Een Playbook is een tool voor teams bij sales- of service gesprekken. Ze helpen om gesprekken te structureren en belangrijke informatie vast te leggen. Je borgt in een Playbook eigenlijk de best practices, templates en strategieën. Je hoeft dus niet meer na te denken hoe je een gesprek moet aanvliegen, maar je hebt altijd de structuur voorhanden. Stel je voor: Kim, een nieuwe medewerker, moet een offerte maken. Zonder veel ervaring voelt dit als een uitdaging. Maar dankzij het offerte-playbook in HubSpot, kan ze eenvoudig de juiste vragen stellen en de antwoorden direct loggen in het klantrecord. Dit voorbeeld illustreert hoe playbooks het werkproces vereenvoudigen en efficiënter maken, wat vooral nuttig is voor nieuwe medewerkers​.

De voordelen van Playbooks

1. 1. Efficiëntie: Playbooks bieden een stapsgewijze gids voor het uitvoeren van specifieke taken, wat helpt bij het stroomlijnen van processen. Dit vermindert de tijd die nodig is om taken af te ronden.

2.  

3. 2. Consistentie: Playbooks zorgen ervoor dat iedereen dezelfde processen volgt. Dit verbetert de consistentie in communicatie.

4.  
5.  

6. 3. Prestatieverbetering: Playbooks bevatten de bewezen strategieën en tactieken die effectief zijn gebleken in het verleden. Door de kennis te borgen kan het bedrijven helpen om betere resultaten te bereiken.

7.  
8.  

9. 4. Onboarding: Playbooks zijn ideaal voor het trainen van nieuwe teamleden. Ze helpen nieuwe medewerkers sneller de kneepjes van het vak te leren en deze in te zetten voor het bedrijf.

10.  
11.  

12. 5. Samenwerking: Met de Playbooks heb je een centrale plek voor het opslaan van informatie die toegankelijk is voor iedereen. Dit verbetert de samenwerking en communicatie binnen teams, aangezien iedereen toegang heeft tot dezelfde informatie.

Door deze aspecten van Playbooks te integreren, kunnen bedrijven hun efficiëntie aanzienlijk verbeteren, wat leidt tot een gestructureerd proces, betere dynamiek en uiteindelijk betere bedrijfsresultaten.

Maak je eigen Playbook in HubSpot

Voordat je aan het maken van een Playbook begint, moet je eerst het proces uitstippelen. Zonder proces weet je niet waar het van pas komt en welke vragen je wilt stellen. Ieder bedrijf heeft zijn eigen processen binnen sales en service, dus zorg dat je de tijd neemt om die goed te begrijpen. 

Denk aan een dergelijk salesproces, zoals:

Stap 1: Leads komen binnen via inbound of outbound marketing in HubSpot.

Stap 2: De lead wordt genurtured tot een Marketing Qualified Lead (MQL) en toegewezen aan het verkoopteam voor kwalificatie.

Stap 3: Salespersoon kwalificeert de lead met een 'Kwalificatie Playbook’. Beoordeel of de lead past bij je ideale klantprofiel (ICP) en verzamel belangrijke data zoals functietitel, industrie, bedrijfsnaam, bedrijfsgrootte, etc.

Stap 4:  De Salespersoon geeft een demo aan de prospect met behulp van een 'Demo Playbook’. Verzamel tijdens dit gesprek informatie volgens BANT (Budget, Authority, Need, Timing) of andere criteria die je stelt.

Stap 5: De Salespersoon heeft een vervolggesprek ‘Opvolgmeeting Playbook’. Focus op het leren over de pijnpunten en doelen van de prospect, eventueel met behulp van diverse verkooptechnieken.

Stap 6: De deal wordt gesloten en bereikt de fase Closed Won in HubSpot.

Stap 7: De accountmanager voert een kick-off meeting 'Kick-off Playbook’. Beheer het onboardingsproces van nieuwe klanten.

Bepaal je kwalificatiecriteria

Na het definiëren van je proces, zoals in het voorbeeld hierboven, moet je de criteria vaststellen. Hoe ziet jouw ideale klantprofiel er precies uit? Wat betekent een Sales Qualified Lead (SQL) voor jou? En hoe ziet een potentiële kans er voor je uit?

Begin met het schrijven van je Playbook

Begin gewoon met een eenvoudige versie van je Playbook, desnoods een aantal bullet points. Zet daarin interactieve vragen om je informatie te verzamelen. Je kunt met de Enterprise versie zelfs automatisch HubSpot properties bijwerken met deze input. En vergeet niet om handige bronnen in je Playbook te zetten, zoals afbeeldingen, video’s of artikelen.

Conclusie

Playbooks in HubSpot zijn niet bedoeld als een statisch document, maar bewegen met je groei mee. Begin gewoon met een eenvoudige versie en breid deze uit naarmate je proces zich ontwikkelt. Wees flexibel en sta open voor feedback vanuit je team. Zo kun je jouw Playbook verder optimaliseren.

Meer weten? Plan gratis een gesprek in met Carel of neem contact op met Sander!